پیگیری مطالبات عمده‌فروشی؛ از سقف اعتبار مشتری تا ثبت تسویه

وقتی فروش با هماهنگی تلفنی انجام می‌شود، علت پذیرش یک سفارش اعتباری ممکن است تنها در ذهن فروشنده بماند. پیش از شروع، مشخص کنید چه کسی می‌تواند مشتری مورد اعتماد تعریف کند، سقف اعتبار را تغییر دهد و مهلت پرداخت بدهد. عدد سقف را بر اساس تصمیم کسب‌وکار وارد کنید؛ نرم‌افزار جای ارزیابی رابطه مالی مشتری را نمی‌گیرد.

عدد اعتبار بدون واحد پول مبهم است. پیش از اولین سفارش، ارز اعتبار مشتری و مبلغ سفارش را بررسی کنید و مهلت پرداخت را روشن به او توضیح دهید. در کاتالوگ ساز سفارش اعتباری هنگام ثبت، اعتبار مجاز را کنترل می‌کند و برای پیگیری بعدی سررسید دارد.

یک سفارش کوچک آزمایشی کمک می‌کند مطمئن شوید موعد پرداخت مطابق انتظار تیم فروش است. تغییر تنظیمات جدید مشتری را به معنی تغییر خودکار توافق سفارش‌های قدیمی فرض نکنید؛ اطلاعات هر سفارش را جدا مرور کنید.

هر روز فهرست مطالبات را مرور کنید، سفارش‌های نزدیک به موعد و عقب‌افتاده را مشخص کنید و مسئول پیگیری را در تیم معلوم کنید. پس از بررسی دریافت واقعی وجه، تسویه را ثبت کنید. تصویر رسید به‌تنهایی نباید جای بررسی و تصمیم مسئول مالی را بگیرد.

شرح و شماره سفارش را در ارتباط داخلی دقیق بنویسید تا یک پرداخت برای دو سفارش ثبت نشود. این جریان عملیاتی به کنترل کار تیم کمک می‌کند؛ دفتر قانونی حسابداری و مغایرت‌گیری بانکی همچنان مسئولیت جداگانه دارند.

مانده سررسیدگذشته، سفارش‌های منتظر پیگیری و زمان بین دریافت وجه تا ثبت تسویه را در جلسات کوتاه بررسی کنید. این معیارها را در صورت نیاز با خروجی سفارش و یک فایل کنترل تکمیل کنید. اتصال مستقیم حسابداری یا یادآوری خودکار را فرض نکنید؛ ابتدا روشن کنید چه کسی فهرست را می‌بیند و اقدام بعدی را انجام می‌دهد.